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【转载】发现更多的“头号时间”

萧过无痕 @ 2009年4月28日 1:43:10 周二

译者:wantfee
我们之中的大部分人没有在思考上花费足够的时间,而是因为手头的事情忙的不可开交。我担心很多人已经忘了如何去思考了。但是确实是思考而不是其他活动,如此大的影响到我们所要得到的结果。
更加努力的工作并不能解决我们所要面临的问题。新的工具也帮不了我们。事实上,有时候我却担心更多的工具只会给我们的生活添加更多的混乱,而我们所需要的是更好的、更深入的思考。但是我们如何找到更多的时间?对于我们大部分分人来说,我们的生活塞满了各种活动。我们就像是宴会上的贪吃鬼,嘴里塞满了东西,还往里塞,可惜已经没有空间了。
这就是我如此喜欢飞行的其中一个原因。这是我可以长时间工作而不被打扰的一个地方,我常在飞行中产生最好的想法。在35000英尺高的空中,我总能一个接一个的冒出好多想法,我把这叫做“头号时间”。
如果对于我们自己和我们的公司来说,这样的时间如此宝贵,那么我们如何更多的得到它呢?没有时间旅游还想旅游的话,就不得不在日常的活动中开辟更多的时间了。首先我们要清理阻碍战略性思维的杂乱的事情,那么我们就不得不开辟不受打扰的、长的时间段来思考我们最重要的客户、项目和工作程序。
以下是我找到的几个方法。(感谢Timothy Ferris和他的那本书,《一周工作4个小时》让我产生了这样的想法)。
1、减少对你的角色来说不那么重要的事情。Navigators的创建者Dawson Trotman曾经说过,当有许多重要的事情需要做时,去做那些别人不会也不肯去做的重要的事情,而不要去做其他人都会去做的事情。
有时候,我们只是去做相同的事情,因为这些事很熟悉。现在是对所有这些事情质问的时候了。从你的日程表开始,真的有必要参加这一周内的所有会议吗?仔细检查每一项。提出这样的问题,如果你不能从此获取更高的价值,那就把你从棘手的决定和会议中解放出来吧。
下一步,审视你的To-Do List,在你的任务列表上有多少事情并没有那么重要?这些事情对某些人来说可能很重要,但是对你自己或者公司要求你完成的事情来说没那么重要。经常我们会把过去自己的角色要完成的任务放到新的角色上。我们这么做是因为这些事情对我们来说很熟悉,做起来很舒服。
在这方面,我所用过的最有帮助的工具就是not-to-do list。这个想法很简单,写下所有你准备停止去做的事情,目的是为你需要做的事情留出空间(比如思考),有了这个清单之后,让你的助手和同事看一看,也许他们可以帮得上你。你当然不想它们无意之中破坏你的计划吧。
2、让重复的事情自动化。科技是一个好工具,但我发现大部分人不会利用已有的东西。比如,为什么已经有了账单自动在线支付,却还要每个月跑去还款呢?
如果你还没有这样做,读读Michael Gerber的这本书——The E-Myth Revisited。这本书是我最喜欢的关于商业的十本书中的一本,它提出了一种有关商业的革命性的思考方法,你不再是为生意而忙,而是忙生意了。
你必须关注每一个重要的任务,找出如何让这样任务自动化和模板化。比如,你是不是每个月都要想你的上级送一份销售报表?你是不是每个季度都要做一份相同的局部进度介绍?是不是对于收到的函件都要起草一份回复函,要告知对方已收到?当然,虽然每件事的细节不同,但是本质上这些任务都是重复的,因此,你需要创建一个模版,免得你每次完成这样的任务是都要另起炉灶。
最近,我发现曾经我们和作者就哪一项旅行的花费该有我们补偿发生过争论,我想99%这样的事情都可以通过做一个简单的《旅游费用补偿政策》来减少,在旅行开始之前,把这份文件交给作者就可以了。这份文书写上每个人的期望,将会减少事后的协商。还好我们之中的一些人已经开始做这件事了,但我只是惊讶于为什么到现在这件事还没干完。
3、把事情委派给他人去做。是的,可能你没有助手或者员工,如果是这样的话,你就需要给你的事项按重要顺序编上号了。但是,如果你有员工,你就要用他们,如果你既没有员工还想把事情委派给他人的话,考虑一下外在的帮助,Elance.com和GetFriday.com就是两个非常好的而且还便宜的寻求外在帮助的资源。
什么事情是你该交给他人去做的?坦白的说,一切让你感觉无聊,乏味,令人沮丧,或费时的事情。记住总有其它人是喜欢这些工作的,比如,我不喜欢园艺工作,我也没时间,但是我的女婿Nathan却很喜欢,他是一个做树木生意的树木栽培家,而且他很喜欢修剪树木。
还有账务上面的事情,我也不喜欢。Gail也是。所以这项任务经常会被放在我们任务列表的最后,最近,我们在Elance.com上投放了广告,找到了一个每小时收取10美元的有资质的记账员,每月付给她100美元,她可以在这件事情上帮助我们。我们俩被这件事情弄得焦头烂额,而现在我们只需每月支付不到100美元就可以搞定这件事,最重要的是,记账员做这项工作比我们要做的好得多,而且解放了我们的时间,让我们有时间去做只有我们才能做的事情。这就是对我们来说是负担而对别人来说可能是幸福。
除了减少、自动化和委派他人之外,我还尝试着使我的每一周更加有序,这样我可以有时间去思考。比如,最近我在公司颁布了一项规定,禁止星期五开会。(是的,我认识到,有时,我们必须打破这种规则,以满足客户的需求。)工作时间中安排一个接一个的会议是如此容易,但是这样会让大家没有时间去创造性的思考。而这是一个回收一周内的时间的简单方法,这些时间可以用在更高的目标上。
问题:你如何找到更多的时间去思考?

标签:工作  事情  自动化  角色  重要  他人  委派  

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    ⒋如果你是对的,就要试着温和地,技巧地让对方同意你;如果你错了,就要迅速而热诚地承认。这要比为自己争辩有效和有趣的多;
    ⒌"思考"应当走到众人前面去,"冤枉"不妨留在后面;
    ⒍如果试图改变一些东西,首先应该接受很多东西;
    ⒎以后更新^_^
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